Como preparar sua agência para picos de atendimento e alta temporada

Alta temporada não é surpresa: ela está no calendário. O que costuma faltar é preparo de capacidade.

1. Projete pelo histórico Compare os volumes dos mesmos períodos dos anos anteriores, por canal e por faixa de horário. Some o crescimento da carteira.

2. Separe o previsível do imprevisível Férias escolares e feriados prolongados são previsíveis. Greve, evento climático e cancelamento de malha não são — reserve folga de capacidade para eles.

3. Garanta capacidade elástica Contratar temporário exige treinamento e nem sempre chega a tempo. Um parceiro que cobra por atendimento absorve o pico sem custo fixo no restante do ano.

4. Prepare o material antes Roteiros, modelos de mensagem, alçada de gastos e lista de escalonamento revisados antes da temporada começar.

5. Reduza o contato evitável Envie lembretes de documentação, horários e alterações antes do embarque. Cada aviso proativo elimina várias ligações.

6. Monitore diariamente Acompanhe fila, tempo de espera e abandono todos os dias do pico, não só no fechamento do mês.

7. Faça a revisão pós-temporada Registre o que faltou e ajuste a projeção do próximo ciclo. A alta temporada seguinte começa nessa revisão.